Apakah
Anda termasuk pekerja yang sering lembur karena masih banyak pekerjaan yang
belum terselesaikan? Atau Anda tidak pernah pulang malam walaupun tugas dan
tanggung jawab Anda sebagai seorang sekretaris banyak? Terlalu sering lembur
bisa jadi malah merugikan Anda. Bukan hanya menyebabkan kelelahan fisik dan tak
punya kehidupan sosial, tapi juga membahayakan karir. Bos Anda akan heran,
mengapa Anda takbisa menyelesaikan pekerjaan dalam 8 jam seperti karyawan lain.
Akibatnya, Anda bisa dicap sebagai
seorang sekretaris yang kurang kompeten. Jadi, bagaimana caranya agar bisa
pulang tepat waktu dan semua tugas selesai? Cobalah strategi berikut ini :
1. Kerjakan tugas berat di pagi hari
Biasanya kita memulai pagi dengan
pekerjaan ringan seperti menelpon klien atau menjawab email. Dan menyisakan
setumpuk pekerjaan berat di sore hari, pada saat konsentrasi dan energi sudah
menurun. Cobalah dibalik, pekerjaan berat dilakukan pagi hri. Karena pikiran
kita masih fresh, apalagi harus membuat konsep surat. Kalau siang hari, sering kita
terganggu dengan telepon berdering sehingga akan mengganggu kosentrasi Anda.
Menyelesaikan pekerjaan berat terlebih dahulu memberikan dorongan psikologis
sehingga bisa bekerja efektif sepanjang hari.
2. Hindari miss gossip
Basa basi memang perlu, tapi kalau
terlalu panjang hanya akan membuang waktu. Akhiri saja percakapan dengan
kalimat terimakasih atas kehadiran Anda siang ini. Lantas segeralah berdiri.
Pada kondisi tertentu, orang sulit menangkap arti ucapan verbal. Tapi, kalau
diikuti dengan tindakan, pasti mereka langsung mengerti.
. Majukan Deadline
Kalau pekerjaan Anda tergantung pada
hasil kerja orang lain, minta mereka menyelesaikan tugas dengan cepat. Jadi
bila ada keadaan mendesak seperti rekan kerja yang sakit atau salah satu
komputer rusak, pekerjaan Anda tidak terhambat.
4. Bicara efektif di telepon
Gantilah salam di answering machine
dan voice mail, misalnya, “ Saya akan kembali ke kantor sekitar jam tiga sore.
Mohon tinggalkan nama, keperluan, nomor telepon dan kapan waktu yang tepat
menghubungi Anda” . Jangan lupa berlaku sebaliknya jika Anda ingin meninggalkan
pesan.
5. Bijak memanfaatkan
tekonologi.
Begitu suara handphone terdengar, apa
yang Anda lakukan? Langsung membaca SMS atau memeriksa voice mail atau pada
saat e-mail masuk, Anda langsung membacanya? Ingat, jangan sampai kecanggihan
teknologi membuat Anda tidak bisa menyaring pesan yang masuk. Terlalu sibuk
membaca email dan SMS bisa membuat pekerjaan dan konsentrasi terganggu. Beban
mental bertambah karena ada yang harus Anda kerjakan. Anda bisa menyiasatinya
dengan mematikan dering telepon dan email aleri di komputer. Agar lebih
efisien, periksa email di pagi hari, pada jam istirahat atau sebelum pulang.
Jangan lupa, tulis pesan sesingkat mungkin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar